MAKALAH

LAPORAN HASIL OBSERVASI

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

“Pengelolaan Sistem Informasi Sebagai Media Sosial dalam Meningkatkan Kepercayaan Masyarakat di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam”

OLEH

KELOMPOK 5

YONI YULIA PUTRI (15042023)

WAHYU KURNIAWAN (15042051)

BAYU WIJAYA PUTRA (15042077)

Dosen

Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2017
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan lancar. Shalawat beserta salam penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, sosok Nabi yang sikap dan tingkah lakunya dapat kita jadikan teladan untuk hidup di dunia ini.

Penyusunan makalah ini bertujuan sebagai bukti dan tanggung jawab penulis selama melaksanakan pengambilan data dan wawancara tentang pengelolaan sistem informasi sebagai media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam. Selain itu makalah ini juga dibuat sebagai salah satu tugas Sistem Informasi Manajemen.

Dalam penulisan makalah ini penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kelemahan yang terdapat dalam makalah ini, karena keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Kritik dan saran yang membangun penulis harapkan untuk evaluasi dan penyempurnaan makalah. Semoga makalah ini bermanfaat dan berguna untuk kita semua, terutama bagi penulis sendiri. Amin.

Padang, 12 Mei 2017

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................

DAFTAR ISI............................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................

A. Latar Belakang.........................................................................................

B. Rumusan Masalah....................................................................................

C. Tujuan Penulisan......................................................................................

D. Manfaat penulisan....................................................................................

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................

A. Sistem Informasi Pemerintahan………………………………………...

B. Manfaat Sistem Informasi sebagai Media Sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam…………………..

C. Upaya Meningkatkan Kepercayaan Masyarakat tentang Informasi yang Dipublikasikan pada Media Sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam……………………………….

D. Jenis-jenis Informasi yang Dipublikasikan kepada masyarakat di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam……………………………………………………………………

E. Kendala Mempublikasikan Informasi di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam……………………………….

F. Pembaruan Informasi di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam………..……………………………….

G. Pendapat Masyarakat tentang Informasi yang Dipublikasikan di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam……………………………………………………………………

BAB III PENUTUP.................................................................................................

A. Kesimpulan..............................................................................................

B. Saran........................................................................................................

LAMPIRAN………………………………………………………………………..

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengelolaan sistem informasi sebagai media sosial merupakan usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan pemerintahan kepada masyarakat, termasuk di dalamnya adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Misalnya, masyarakat umum bisa tahu tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dengan adanya sistem informasi yang menggunakan fasilitas media sosial.

Salah satu penerapan sistem informasi sebagai media sosial di instansi pemerintahan yaitu di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam. Penerapan sistem infromasi sebagai media sosial di Kantor Dinas ini bertujuan untuk memberitahu kepada masyarakat umum terutama guru-guru yang ada diwilayah Kabupaten Agam tentang kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Selain itu, informasi yang dipublikasikan juga bertujuan untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat.

B. Rumusan masalah

Adapun rumusan masalah dalam pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi pemerintahan?

2. Apa manfaat sistem informasi sebagai media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

3. Bagaimana upaya meningkatkan kepercayaan masyarakat tentang informasi yang dipublikasikan pada media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

4. Apa jenis-jenis informasi yang dipublikasikan kepada masyarakat di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

5. Apa kendala mempublikasikan informasi di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

6. Bagaimana pembaruan informasi di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

7. Bagaimana pendapat masyarakat tentang informasi yang dipublikasikan di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam?

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Mendeskripsikan tentang sistem informasi pemerintahan.

2. Mendeskripsikan tentang manfaat sistem informasi sebagai media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

3. Mendeskripsikan tentang upaya meningkatkan kepercayaan masyarakat tentang informasi yang dipublikasikan pada media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

4. Mendeskripsikan tentang jenis-jenis informasi yang dipublikasikan kepada masyarakat di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

5. Mendeskripsikan tentang kendala mempublikasikan informasi di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

6. Mendeskripsikan tentang pembaruan informasi di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

7. Mendeskripsikan tentang pendapat masyarakat tentang informasi yang dipublikasikan di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

D. Manfaat penulisan

Pembuatan makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca untuk mengetahui pengelolaan sistem informasi sebagai media social di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olahraga Kabupaten Agam.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Sistem Informasi Pemerintahan

Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pegertian ini, istilah oni digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung suatu kegiatan.

Kaitannya denan pemeintahan, sistem informasi pemerintahan adalah penggunaan teknologi informasi dalam proses tata kelola pemerintahan guna mempermudah pemerintah dalam menentukan kebijakan, seperti menggunakan internet, yang mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis dan kegiatan.

Secara lebih mendalam deparemn instansi pemerintah dalam mempersiapkan visi dan misi kebijakan teknologi informasi, lebih melihat pada factor equity (menjadikan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan bagi penggunaan umum). Untuk mencapai target penerapa teknologi yang efektif perlu diadakan komputerisasi pemerintahan dan sumber daya manusia serta pendidikan. Alasannya karena penerapan teknologi informasi akan menjadi optimal apabila pengetahuan para pemakai atau pengguna jasa teknologi benar-benar memahami teknologi teknologi sehingga sasaran penerapan teknologi informasi tercapai. Sistem informasi pemerintahan juga berfungsi sebagai media untuk mempermudah pemerintah dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaan pemerintahan melalui output yang dihasilkan dari sistem informasi pemerintahan yang digunakan.

B. Manfaat Sistem Informasi sebagai Media Sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Manfaat media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga adalah sebagai media untuk menyampaikan informasi terkait dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga untuk dipublikasikan kepada masyarakat. Media sosial yang digunakan oleh Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga adalah website dan whatsapp. Fungsi inti dari website adalah untuk menyampaikan surat menyurat yang ada di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga ke sekolah-sekolah yang ada di wilayah Kabupaten Agam. Karena wilayah Kabupaten Agam ini luas, cara yang lebih efektif dan efisien, serta tidak memakan waktu yang banyak, maka dengan menyampaikan informasi lewat website, informasi dapat diketahui dengan cepat. Contohnya, pihak Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga akan mengirim surat undangan ke sekolah di daerah Palupuh. Apabila menggunakan jasa pos, waktu yang dibutuhkan agar surat sampai ditujuan sekitar 3-4 jam. Jika menggunakan website, hanya dengan hitungan detik surat langsung sampai ditujuan. Langkah-langkah yang digunakan sebelum surat dikirim lewat website adalah setelah surat diketik dan di print, lalu di tanda tangani oleh Kepala Dinas dan di stempel, setelah itu discan, baru surat dikirim. Surat yang dikirim lewat website masih terjamin keasliannya.

Media sosial kedua yang sering digunakan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga adalah whatsapp. Manfaat whastapp juga sebagai penyampaian informasi kepada kepala sekolah dan guru-guru yang ada di wilayah Kabupaten Agam. Informasi yang sering dipublikasikan di whatsapp diantaranya undangan rapat kepala sekolah.

Manfaat lain dari pengelolaan sistem informasi sebagai media sosial di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu:

1. Pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.

2. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa harus menunggu dibukanya kantor. Informasi dapat dicari pada saat dirumah atau dimana saja, tanpa harus secara fisik datang ke Kantor Dinas.

3. Meningkatkan hubungan antara pemerintah, guru-guru, dan masyarakat umum.

4. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjdai lebih baik.

5. Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh.

6. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolah: nama sekolah, daya tampung murid, sertifikasi guru, dan sebagainya, dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh masyarakat.

7. Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Sebagai contoh, koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahkan video conference. Bagi Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa kesemuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Tidak lagi semua harus terbang ke Jakarta untuk pertemuan yang hanya berlangsung satu atau dua jam saja.

C. Upaya Meningkatkan Kepercayaan Masyarakat tentang Informasi yang Dipublikasikan pada Media Sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Tugas utama dari pihak Kantor Dinas hanya sebatas mempublikasikan informasi di website. Adapun kegiatan-kegiatan yang dipublikasikan dengan tujuan supaya masyarakat tahu tentang kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak Kantor Dinas. Ada beberapa kegiatan pihak Kantor Dinas dengan masyarakat seperti lomba, APBD dari masyarakat, dan penghijauan lingkungan di suatu Nagari. Agar masyarakat percaya dengan semua kegiatan tersebut, pihak Kantor Dinas mempublikasikan semua kegiatannya dengan dokumentasi dan diberi keterangan berupa kalimat-kalimat yang mudah dipahami masyarakat. Hasil dokumentasi juga diberi keterangan berupa nama kegiatan, waktu kegiatan, dan tempat kegiatan dilaksanakan. Dokumentasi tersebut juga sebagai bukti kegiatan yang akurat sehingga masyarakat bisa percaya dengan semua kegiatan yang dipublikasikan.

D. Jenis-jenis Informasi yang Dipublikasikan kepada masyarakat di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Informasi yang dipublikasi pada website Kantor Dinas bermacam-macam. Pertama, informasi berupa surat menyurat dari Kantor Dinas ke sekolah seperti SD, SMP, SMA dan SMK yang ada di Kabupaten Agam. Kedua, informasi mengenai masyarakat. Sebagai contoh informasi untuk masyarakat, ada berupa artikel-artikel dari sekolah. Artikel tersebut ditulis oleh guru berupa narasi, lalu dikirim ke email admin di Kantor Dinas. Sebelum admin mempublikasikan di website, narasi tersebut dikoreksi terlebih dahulu, apakah narasi tersebut layak untuk dipublikasikan atau tidak. Pada intinya, semua informasi yang berupa kegiatan-kegiatan di atas dibuat untuk masyarakat oleh pihak Kantor Dinas.

E. Kendala Mempublikasikan Informasi di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Kendala dalam mempublikasikan informasi-informasi di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga, yaitu:

1. Terdapat keluhan dari pengguna website mengenai surat yang telah di upload. Masalahnya adalah file surat yang dibutuhkan tidak dapat dibuka. Setelah di cek oleh pihak Kantor Dinas, memang file tersebut terdapat kesalahan. Untuk perbaikan yang dilakukan file di scan setelah itu baru di upload kembali

2. Terdapat keluhan dari guru di sekolah bahwa file atau surat yang sudah di download tidak bisa dibuka di komputer guru tersebut. Setelah dicari penyebabnya, memang masalahnya terdapat pada komputernya, karena pihak Kantor Dinas mengupload file atau surat dalam format pdf. Namun di komputer itu tidak terdapat aplikasi pdf.

F. Pembaruan Informasi di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Pembaruan informasi di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga dilakukan setiap waktu. Namun, di Kantor Dinas tidak ditargetkan jumlah informasi yang harus dipublikasikan setiap harinya. Terkadang dalam sehari ada 10 informasi yang dipublikasikan dan ada juga dalam sehari itu tidak ada informasi. Memang di Kantor Dinas belum ada peraturan mengenai minimal dan maksimal informasi yang harus dipublikasikan di website.

G. Pendapat Masyarakat tentang Informasi yang Dipublikasikan di Website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam.

Selaku pegawai administrasi di Sekolah Dasar Negeri 03 Koto Kaciak, terkait dengan informasi yang dipublikasikan di website Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga sangat berguna dan bermanfaat sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di sekolah. Karena Sekolah Dasar adalah bawahan dan binaan dari Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Setiap informasi yang dipublikasikan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Namun untuk meningkatkan kualitas pelayanan, harapan dari masyarakat setiap laporan dan keluh kesah serta pertanyaan yang diajukan harap dikonfirmasi dengan cepat untuk kenyamanan bagi para user. (Menurut Anggi Ramadan, Pegawai Administrasi SD Negeri 03 Koto Kaciak)

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan penulisan makalah di atas dapat ditarik kesimpulan yaitu, pengelolaan sistem informasi sebagai media sosial di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga sudah mengikuti perkembangan IT. Informasi yang dipublikasikan memberikan manfaat dan berguna bagi para user yang membutuhkan terutama guru-guru yang ada di wilayah Kabupaten Agam.

B. Saran

Berdasarkan makalah diatas, maka penulis dapat memberikan saran kepada pihak Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga yaitu, untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dari segi penyebaran informasi, hendaknya pihak dari Kantor Dinas lebih tanggap terhadap laporan maupun pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh masyarakat terkait informasi yang dipublikasikan di media sosial.

DAFTAR PUSTAKA

Pengambilan data dan wawancara di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Agam dengan narasumber Bapak Armanto A.Md.

Nurman dan Aldri Frinaldi. 2005.”Perubahan Konstitusi dan Implikasinya pada

Perubahan Lembaga Negara”. Demokrasi Vol. IV No. 1.

Frinaldi, Aldri. 2011.”Analisis Budaya Kerja Disiplin Pegawai Negeri Sipil: Studi

pada Beberapa Pemerintah Daerah di Sumatera Barat”. Demokrasi Vol. X No.2.

Ahmad dan Aldri Frinaldi. 2011.”Analisis Dimensi Hak Asasi Manusia terhadap

Putusan Hakim dalam Perkara Pencabulan Anak di Bawah Umur”. Humanus Vol. X No.1.

Frinaldi, Aldri Dan Muhamad Ali Embi. 2011.”Pengaruh Budaya Kerja Etnik

terhadap Budaya Kerja Keberanian dan Kearifan PNS dalam Pelayanan Publik yang Prima: Studi pada Pemerintah Kabupaten Pasaman Barat. LAB-ANE FISIP Untirta.

Frinaldi, Aldri. 2012a.”Perbedaan Hasil Belajar Pkn Siswa Melalui Metode

Numbered Head Together (NHT) dan Metode Ceramah di SMA N 1 Pangkalan”. Tingkap Vol. VII No.2.

____________. 2012b. “Faktor Penyebab Terdorongnya Wanita pernah Menikah

dan Sudah Melakukan Kejahatan”.Humanus Vol. XI No.1.

____________. 2012c.”Budaya Kerja Galie: Studi Kasus Budaya Kerja Kalangan

Pengawai Negeri Sipil Etnik Minangkabau di Kabupaten Pasaman Barat”. Humanus Vol. XI No. 2.

Frinaldi, Aldri dkk. 2012.”Nilai-Nilai Moral yang terdapat dalam Kaba pada

Kesenian Rabab : Studi Kasus pada Sebuah Pertunjukan Kesenian Rabab di Nagari Duku Kecamatan Koto XI Tarusan Kabupaten Pesisir Selatan Sumatera Barat”. Humanus Vol. XI No.1.

Frinaldi, Aldri. 2014a. Sistem Informasi Manajemen dalam Administrasi Publik. Buku Teks. BPOTN UNP 2014.

____________. 2014b. “Pengaruh Budaya Kerja Pegawai Negeri Sipil terhadap

Pelayanan Public di Dinas Catatan Sipil dan Kependudukan Kota Payakumbuh”. Humanus Vol. XIII No.2.

Frinaldi, Aldri dkk. 2014a. “ Pengaruh Gaya Kepemimpinan Paternalistik

terhadap Motivasi Kerja Pegawai Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Padang”. Humanus Vol. XII No.2.

_______________. 2014b. “Dampak Program Pembangunan Air Minum dan

Penyehatan Lingkungan di Kota Payumkumbuh”. Humanus Vol. XIII No.1.

Lampiran 1

DOKUMENTASI