Sistem Informasi Manajemen dan E-Government bagi Pemerintah dan Pemerintahan Daerah

TUGAS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Sistem Informasi Manajemen dan E-Government bagi Pemerintah dan Pemerintahan Daerah”

Oleh

YONI YULIA PUTRI      

(15042023)

Dosen Matakuliah

Aldri Frinaldi. SH.,M.Hum., Ph. D

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2017

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis berhasil menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen dan E-Government bagi Pemerintah dan Pemerintahan Daerah”.

 Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas dari matakuliah Sistem Informasi Manajemen. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

            Mudah-mudahan makalah  ini dapat bermanfaat bagi penulis dan khususnya bagi pembaca serta dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran di masa yang akan datang.

           

Padang,      April 2017

                                                                                                                                                                 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................

DAFTAR ISI ...........................................................................................................

BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................................

A.    Latar Belakang ......................................................................................

B.     Rumusan Masalah .................................................................................

C.     Tujuan ...................................................................................................

D.    Manfaat .................................................................................................

BAB II. PEMBAHASAN ......................................................................................

A.   Pengertian E-Government......................................................................

B.   SIM dan E-Government bagi Pemerintah..............................................

C.   SIM dan E-Government bagi Pemerintahan Daerah...............................

BAB III. PENUTUP ...............................................................................................

A.    Kesimpulan ...........................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) mengubah kehidupan manusia, terutama mengubah hubungan karakteristik antar hubungan manusia, bisnis, dan mengubah hubungan Antara pemerintah dan masyarakat. Kebutuhan informasi yang cepat membuat pemerintah harus mengikuti perkembangan teknologi informasi untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat, internal pemerintahan, partner pemerintah, dan entity pemerintahan yang mana bertransformasi menjadi E-Government, dapat diartikan sebagai perubahan yang dilakukan dalam hal pelayanan yang menggunakan teknologi informasi pada instansi pemerintahan.

E-Government didefinisikan sebagai penerapan IT pada pemerintahan yang bertujuan untuk membuat proses kerja dalam pemerintahan menjadi lebih sederhana, lebih akurat, responsive dan membentuk pemerintahan yang transparan. Dengan E-Government memungkinkan masyarakat luas dapat mengakses semua informasi pemerintah dan layanan melalui sebuah website yang di kelola oleh bagian pemerintahan. Keuntungan operasional dan implementasi E-Government bagi pemerintahan dan perusahaan sektor public seperti pengurangan penggunaan kertas, menyediakan layanan yang tersedia untuk pelanggan, mengurangi waktu respond dan mengurangi kesalahan dalam pelayanan E-Government untuk masyarakat. Penerapan E-Government di Indonesia sendiri memiliki hambatan atau kendala sehingga membuat E- Government di Indonesia dapat mengalami kegagalan dalam implementasinya. Hal ini dapat merugikan pemerintah sendiri dan masyarakat karena selain mengeluarkan biaya yang besar dan waktu yang cukup lama namun belum dapat memberikan pelayanan dalam E-Government secara maksimal.

B.     Rumusan masalah

Adapun rumusan masalah dalam pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Apa yang dimaksud dengan e-government?

2.      Bagaimana system informasi manajemen dan e-government bagi pemerintah?

3.      Bagaimana system informasi manajemen dan e-government bagi pemerintahan daerah?

C.    Tujuan penulisan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

1.      Mendeskripsikan e-government.

2.      Mendeskripsikan system informasi manajemen dan e-government bagi pemerintah.

3.      Mendeskripsikan system informasi manajemen dan e-government bagi pemerintah daerah.

D.    Manfaat penulisan

Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penerapan system informasi manajemen dan e-government bagi pemerintah dan pemerintahan daerah.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian E-Government

E-Government merupakan kependekan dari elektronik pemerintah. E-Governtment biasa dikenal e-gov, pemerintah digital, online pemerintah atau pemerintah transformasi. E-Government adalah Suatu upaya untuk mengembangkan penyalenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik. Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah

Ada tiga model penyampaian E-Government, antara lain :

1.      Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C)

Adalah penyampaian layanan publik dan informasi satu arah oleh pemerintah ke masyarakat, Memungkinkan pertukaran informasi dan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah, contohnya G2C : pajak online, mencari pekerjaan, layanan jaminan sosial, dokumen pribadi (kelahiran dan akte perkawinan, aplikasi paspor, lisensi pengarah), layanan imigrasi, layanan kesehatan, beasiswa, penanggulangan bencana.

2.      Government-to-Business (G2B)

Adalah transaksi-transaksi elektronik dimana pemerintah menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan bagi kalangan bisnis untuk bertransaksi dengan pemerintah. Mengarah kepada pemasaran produk dan jasa ke pemerintah untuk membantu pemerintah menjadi lebih efisien melalui peningkatan proses bisnis dan manajemen data elektronik. Aplikasi yang memfasilitasi interaksi G2B maupun B2G adalah Sistem e-procurement. Contoh: pajak perseroan, peluang bisnis, pendaftaran perusahaan, peraturan pemerintah (hukum bisnis), pelelangan dan penjualan yang dilaksanakan oleh pemerintah, hak paten merk dagang, dll

3.      Government-to-Government (G2G)

Adalah Memungkinkan komunikasi dan pertukaran informasi online antar departemen atau lembaga pemerintahan melalui basisdata terintegrasi. Contoh: konsultasi secara online, blogging untuk kalangan legislative, pendidikan secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu.

B.     Sistem Informasi Manajemen dan E-Government bagi Pemerintah

Seiring dengan perkembangan zaman semakin banyaknya perubahan-perubahan yang dialami seperti teknologi yang semakin canggih dan berkembang, yang mana hal tersebut sama halnya dengan E-government yang meluas di kalangan masyarakat. E-Government merupakan suatu penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, untuk urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government juga dapat diterapkan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Keuntungan yang paling diharapkan dari e-government ini yaitu untuk peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik.

Pemerintah Indonesia sendiri memandang E-Government sebagai sebuah peluang yang besar dalam hal peningkatan layanan terhadap masyarakat Indonesia, yang dibuktikan dengan adanya regulasi pemerintah seperti Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan E-Government yang juga sudah dilengkapi dengan berbagai panduan tentangE-Government seperti Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah, Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik Pemerintah, Pedoman tentang Penyelenggaraan Situs Web Pemda dan lain sebagainya. Pengimplementasian E-Government yang paling tepat dan telah banyak dipakai saat ini adalah Internet, khususnya layanan world wide web (WWW) dan Electronic Mail (E-mail). Kunci sukses dari implementasi e-government ini sangat tergantung atas kepemimpinan atau e-leadership, kesiapan infrastruktur, kesinambungan informasi, kualitas sumber daya manusia, serta dukungan masyarakat. E-Government dapat memberikan keuntungan berupa kemudahan dalam pembuatan KTP, Pembayaran pajak, Penyediaan data demografi dan sebagainya.

Konsep E-government adalah menciptakan interaksi yang ramah, nyaman, transparan dan mudah antara pemerintah dan masyarakat (G2C), pemerintah dan perusahaan bisnis dan hubungan antar pemerintah. Pada intinya e-Government adalah pemanfaatan teknologi informasi dankomunikasi (ICT) yang dapat meningkatkan hubungan antar Pemerintah pusat dan daerah, antar-daerah serta antara pemerintah dengan pihak-pihak lain, terutama dengan masyarakat.

1.      Tujuan Penerapan E-government bagi Pemerintah

Tujuan penerapan e-government  diterapkan dengan tujuan:

a.       Hubungan pemerintah dengan masyarakat, pelaku bisnis dan antar lembaga pemerintahan dapat berlangsung secara efisien dan efektif. Karena dinamisnya gerak masyarakat pemerintah harus dapat menyesuaikan fungsinya dalam negara, agar masyarakat dapat memenuhi kebutuhannya dan menjalankan kewajibannya dengan nyaman dan aman. Semuanya itu dapat dicapai dengan pembenahan sistem pemerintahan, salah satunya dengan penerapan e-government.

b.      Mencapai suatu tata pemerintahan yang baik (good governance).

2.      Manfaat E-Government bagi Pemerintah

Fakta bahwa pemerintah perlu menggunakan e-government untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik dan bersih. Manfaat dari adanya  e-government adalah sebagai berikut:

a.      E-Government meningkatkan efisiensi

E-Government membantu meningkatkan efisiensi tugas pemrosesan massal dan operasi administrasi publik. Aplikasi berbasis internet dapat melakukan penghematan pengumpulan dan transmisi data, serta penyediaan  informasi dan komunikasi dengan pelanggan. Efisiensi yang signifikan di masa mendatang dilakukan melalui proses berbagi data antara pemerintah.

b.      E-Government meningkatkan layanan

Mengadopsi fokus pelanggan adalah inti dari agenda reformasi sat ini. Layanan yang berhasil adalah yang dibangun atas pemahaman kebutuhan pelanggan. Fokus pelanggan menyiratkan bahwa pengguna tidak perlu memahami struktur dan hubungan pemerintah untuk berinteraksi dengan pemerintah. Internet dapat membantu mencapai tujuan ini dengan memunculkan pemerintah sebagai organisasi terpadu yang memberikan layanan online dengan lancar. Sama dengan semua layanan, layanan e-government juga harus dikembangkan berdasarkan permintaan dan nilai pengguna.

c.       E-Government membantu mencapai hasil kebijakan tertentu 

E-Government dapat membantu pemangku kepentingan berbagi informasi dan ide, untuk kemudian berkontribusi dalam menentukan hasil kebijakan. Misalnya, informasi dapat mendorong penggunaan program pelatihan dan pendidikan serta proses berbagi informasi antara pemerintah pusatdan daerah untuk memfasilitasi kebijakan lingkungan. Meskipun demikian, proses berbagi informasi pada individu, akan memunculkan isu perlindungan privasi, serta kompromi harus dipertimbangkan secara cermat.

d.      E-Government berkontribusi terhadap tujuan kebijakan ekonomi

E-Government membantu mengurangi korupsi, meningkatkan keterbukaan dan kepercayaan terhadap  pemerintah, serta berkontribusi terhadap tujuan kebijakan ekonomi. Dampak spesifik mencakup penurunan pengeluaran pemerintah melalui program yang lebih efektif, efisiensi serta peningkatan produktivitas bisnis melalui penyederhanaan administrasi yang dimungkinkan oleh ICT dan peningkatan informasi pemerintah.

e.       E-Government adalah kontributor reformasi utama

Mayoritas Negara sedang menghadapi isu modernisasi dan reformasi manajemen publik. Perkembangan saat ini berarti bahwa proses reformasi harus berkelanjutan. ICT telah mendukung reformasi di banyak wilayah, misalnya dengan meningkatkan transparansi, memfasilitasi proses berbagi informasi dan menyoroti inkonsistensi internal.

f.       E-Government membantu membangun kepercayaan antara Pemerintah dan warganya

Membangun kepercayaan antara pemerintah dan warganya sangat fundamental bagi pemerintahan yang baik. E-Government dapat membantu membangun kepercayaan dengan memungkinkan keterlibatan warga dalam proses kebijakan, mempromosikan pemerintah yang terbuka dan bertanggung jawab serta membantu mencegah korupsi. Selain itu, jika batasan dan tantangan diatasi dengan baik, e-government dapat membantu memperdengarkan suara rakyat agar diperdebatkan dengan lebih luas. Proses ini dilakukan dengan memanfaatkan ICT untuk mendorong warga agar dapat memberikan saran yang membangun mengenai isu publik dan menilai dampak penerapan teknologi untuk membuka proses kebijakan.

g.      E-Government meningkatkan transparansi dan tanggung jawab

E-Government membantu meningkatkan transparansi dalam proses pengambilan keputusan dengan memudahkan informasi untuk dapat diakses – mempublikasikan debat dan rapat, anggaran dan pengeluaran, hasil dan alasan pemerintah untuk mengambil suatu keputusan penting, dll.

3.      Hambatan Implementasi E-Government bagi Pemerintah

Hal-hal yang menjadi hambatan atau tantangan dalam proses penerapan e-government ini antara lain:

a.       Proses transformasi yang lama

b.      Kurangnya ketersediaan infrastruktur telekomunikasi

c.       Tempat akses yang terbatas

d.      Kurangnya sumber daya manusia yang handal

e.       Kultur mendokumentasi belum lazim bagi sebagian wilayah

C.    Sistem Informasi Manajemen dan E-Government bagi Pemerintahan Daerah

Instansi Pemerintah yang ada di daerah, umumnya sudah memiliki sistem informasi manajemen yang digunakan untuk menunjang kinerjanya. Dibuktikan dengan banyaknya usulan rencana kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem informasi dengan anggaran yang tidak sedikit. Namun kalau diperhatikan secara lebih seksama, mengapa di lingkungan instansi pemerintah daerah masih belum memanfaatkan secara baik ? Dikatakan tidak maksimal, karena banyak kegiatan sistem informasi komputer yang ada di instansi daerah yang hanya bersifat sementara, kebanyakan sistem informasi tersebut akan terhenti setelah berjalan beberapa bulan. Penerapan sebuah sistem informasi diperlukan 3 hal yang menjamin keberlangsungan sistem informasi tersebut, yaitu:

a.       Komitmen dari Pimpinan

b.      Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam sistem informasi

c.       Dana / Anggaran yang tersedia

Jika kita menelaah kembali pelaksanaan pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi pada pemerintah daerah, ketiga hal tersebut umumnya tidak dipenuhi oleh instansi yang menerapkan. Idealnya dalam menerapkan sistem informasi, pimpinan instansi harus sadar betul bahwa pemanfaatan IT dalam menunjang pelaksanaan tugas sehari-hari sangat membantu agar kegiatan tersebut dapat terlaksana secara efektif dan efisien. dan pimpinan instansi harus memperhatikan faktor SDM yang ada di miliki instansi yang mana harus mampu mengembangkan dan mengelola dengan baik infrastruktur fisik seperti jaringan komputer, maintenance server, maintenance komputer client, infrastruktur non fisik seperti software, database, security dan yang tidak kalah penting yaitu mengembangkan dan mengelola sistem informasi sesuai dengan peraturan-peraturan yang ada di lingkungan instansi tersebut. Karena sering pengembang dan Pengelola sistem informasi menjadi terhambat kinerjanya disebabkan karena tidak memahami regulasi yang ada, baik peraturan perundang-undangan, maupun peraturan yang berlaku di daerah. faktor ketiga yaitu anggaran/dana, berbeda dengan instansi swasta, sistem pendanaan pada instansi pemerintah daerah harus mengikuti prosedur-prosedur perencanaan anggaran sampai akhirnya disetujui dan anggaran tersebut dapat dicairkan, umumnya kekurangtahuan pimpinan dalam kegiatan penerapan sistem informasi menyebabkan pengusulan anggaran untuk penerapan sistem informasi menjadi tidak tepat sasaran, terkadang terlalu sedikit sehingga menyebabkan kesulitan saat pengembangan ataupun anggaran yang diusulkan terlalu besar, sehingga cenderung menyebabkan pemborosan anggaran.

Pimpinan yang berkomitmen untuk menerapkan IT pada setiap kegiatan di instansinya namun terkendala dengan SDM yang tidak mumpuni dari segi pengembangan maupun pengelolaan, umumnya akan menggunakan jasa pihak ke 3 sebagai pengembang dan terkadang juga merangkap sebagai pengelola. Namun kebanyakan pihak ke 3 pengembang Software di daerah, umumnya hanya mengejar profit dan deadline yang diberikan oleh pimpinan instansi, sehingga aplikasi yang dibuat cenderung tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, user behaviour yang menggunakan aplikasi tersebut, dan kendala-kendala lain yang mungkin terjadi pada saat pelaksanaan sistem yang dikembangkan.

Jadi, apakah yang harus dilakukan sebelum menerapkan sebuah sistem informasi pada instansi di daerah agar bisa berjalan dengan baik dan tepat sasaran?

a.       Pimpinan harus membuka wawasan tentang dunia IT, walaupun tidak menguasai, paling tidak harus mengenal secara garis besar tentang apa itu sistem informasi manajemen, proses yang harus dilakukan dalam menerapkan sebuah sistem informasi, peluang dan tantangan dalam penerapan sistem informasi. Sehingga saat mengambil kebijakan, paling tidak pihak pengambil keputusan dapat memberikan kebijakan yang mendukung pengembangan dan keberlangsungan sebuah Sistem Informasi di instansinya. Yang kita temukan sekarang, banyak pemimpin instansi daerah hanya ingin tahu beres bahwa instansinya sudah menggunakan sebuah sistem informasi untuk melakukan aktifitasnya, tanpa melihat keadaan dan faktor yang dapat mempengaruhi keberlangsungan sistem informasi tersebut

b.      Sumberdaya Manusia dalam pengembangan dan pengelolaan Sistem Informasi memang harus melibatkan orang-orang yang mempunya kompetensi di bidang IT. hal ini memang agak sulit dilakukan, mengingat tenaga PNS yang tupoksinya sebagai pengelola Sistem Informasi juga tidak semuanya yang sesuai harapan. Pemanfaatan pihak ke 3 bisa dilakukan dengan catatan, harus ada transfer knowledge kepada yang nantinya akan mengelola Sistem Informasi tersebut agar instansi daerah tidak ketergantungan dengan pihak ke 3 dan tapi juga nantinya dapat mengelola dan mengembangkan sendiri.

c.       Hampir semua kegiatan di instansi daerah sangat tergantung dengan Anggaran, termasuk Penerapan Sistem Informasi. Namun sebenarnya penerapan sebuah Sistem Informasi tidak lah harus selalu menggunakan anggaran yang besar, seorang pengembang sistem informasi, dalam mendesain juga harus memperhatikan anggaran yang tersedia, pemanfaatan aplikasi Opensource bisa menjadi salah satu jalan keluar dalam masalah anggaran. Apalagi zaman sekarang, aplikasi Opensource sudah tidak bisa dianggap remeh seperti pada saat mulai rame-ramenya aplikasi opensource di sosialisasikan, penggunaan DBMS Mysql dan pembuatan software yang berbasis web dengan pemanfaatan HTML, CSS, JavaScript, yang semakin mumpuni, atau menggunakan Java untuk mengembangkan aplikasi desktop/mobile.

Kendala Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Organisasi Pemerintah Daerah

Secara teknis beberapa kendala yang masih dihadapi oleh sebagian organisasi pemerintah daerah ialah:

a.       Belum adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (summary flow chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data mentah sampai dengan informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana, tetapi terkadang bias menyulitkan pihak manajer dalam mengawasi arus informasi yang terdapat dalam organisasi yang dipimpinnya.

b.      Lemahnya Data Management Systems. Ini terbukti dari belum adanya standar operasi yang baku, munculnya ekses overflow reporting, redundancy yang tidak efisien dan sebagainya.

c.       Prosedur untuk melihat data secara incidental masih terlalu lama, ini disebabkan karena banyak Kantor PDE yang tidak menggunakan system database relasional yang lebih efisien sehingga direct accesssulit dilakukan.

d.      Tata-ruang perkantoran masih kurang memadai. Ruang untuk kegiatan-kegiatan ketatausahaan (tulis-menulis), operasi computer, atau penyortiran data masih bercampur-baur sehingga pekerjaan menjadi kurang sistematis.

e.       Untuk perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi masih menggantungkan diri kepada pihak pemasok dengan system kontrak pertahun. Akibatnya kalau ada kerusakan-kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana, tidak bisa segera diatasi sendiri oleh para pegawai.

Permasalahan lain yang tida kalah pentingnya ialah kurang lancarnya pemasukan data. Proses data entry sangat menentukan kelangsungan proses-proses pengolahan berikutnya. Apabila sejak awal pengisian data tidak lancar dan tidak akurat, maka pekerjaan untuk mengoreksi data akan bertambah panjang, data sorting akan lamban, dan akhirnya tujuan organisasi PDE untuk menghasilkan informasi tepat pada waktunya tidak akan tercapai.

Dengan demikian masalah-masalah pemasukan data ini timbul karena:

a.       Kurangnya pengertian dan kesadaran dari pihak konsumen sebagai pengisi data. banyak pengisi data yang tidak sadar bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam computer harus memiliki format dan prosedur yang pasti untuk menghindari kesalahan pengisian data.

b.      Belum meluasnya computerized minded di antara para pemakai data maupun para pengelola data sendiri di dalam organisasi-organisasi pemerintah.

c.       Lemahnya system informasi di dalam organisasi pengolahan data sendiri. Ini menyangkut masalah-masalah administrative dan operasional seperti bagaimana menangani volume data yang besar, membuat formulir isian data yang optimal, menentukan jumlah macam data yang dibutuhkan secara tepat, menentukan standar operasi, mengembangkan system input dan output, dan sebagainya.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

E-Government adalah suatu upaya untuk mengembangkan penyalenggaraan pemerintahan yang berbasis elektronik. Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah. E-Government adalah pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) yang dapat meningkatkan hubungan antar Pemerintah pusat dan daerah, antar-daerah serta antara pemerintah dengan pihak-pihak lain, terutama dengan masyarakat.

DAFTAR PUSTAKA

http://sisteminformasi.blog.binusian.org/2014/03/09/evaluasi-terhadap-pelaksanaan-e-government-di-indonesia/

http://gebyrachmaniputri.blogspot.co.id/2013/11/kendala-penerapan-sistem-informasi.html

https://lafyzhcake.wordpress.com/author/lafyzhcake/

http://iislismi.blogspot.co.id/2014/11/sistem-informasi-manajemen-pada-lembaga.html

http://www.cimsaig.com/index.php?option=com_content&view=article&id=67&Itemid=93&lang=id